Validez legal
El documento de evidencias, eIDAS y la Ley 6/2020: por qué la firma vale como prueba.
Qué es la firma electrónica y cómo funciona
La firma electrónica es la forma de firmar un documento digital: los datos de quien firma quedan unidos al documento y permiten demostrar quién firmó, qué firmó y cuándo. En esta guía te contamos para qué sirve, qué dice la ley y qué la hace valer como prueba.
Definición
Qué es la firma electrónica según la ley
El Reglamento europeo eIDAS (UE 910/2014) define la firma electrónica como los datos en formato electrónico anejos a otros datos electrónicos, o asociados de manera lógica con ellos, que utiliza el firmante para firmar (art. 3.10).
Dicho de otra forma: es lo que, en un documento digital, demuestra que una persona lo ha firmado. En España, la Ley 6/2020, en vigor desde el 13/11/2020, regula los servicios electrónicos de confianza y complementa el Reglamento eIDAS. Derogó la Ley 59/2003 de firma electrónica.
Para qué sirve
Para qué sirve la firma electrónica
Sirve para firmar sin papel y sin estar en el mismo sitio: contratos de trabajo, prórrogas, presupuestos, contratos de venta y alquiler, acuerdos confidenciales u órdenes SEPA.
- Ni imprimir, ni escanear, ni archivar.
- Se firma desde el móvil, la tableta o el ordenador.
- El documento firmado vuelve al momento a la empresa.
- Queda constancia de quién firmó, cuándo y desde qué dispositivo.
Qué dice la ley
Los tipos de firma electrónica y su valor
El Reglamento eIDAS distingue tres tipos de firma electrónica, de menos a más requisitos. Solo la del nivel más alto, basada en un certificado cualificado, tiene por ley el mismo efecto jurídico que la firma manuscrita (art. 25.2).
Para todas las demás, el Reglamento dice que no se les pueden negar efectos jurídicos ni valor como prueba en un juicio por el mero hecho de ser electrónicas (art. 25.1). Lo que importa entonces es poder demostrar la firma.
Cómo funciona
Cómo funciona la firma electrónica en una empresa
En la práctica, con InfoSign: el documento sale de tu programa de gestión, llega por correo electrónico con un enlace, quien firma confirma un código de un solo uso y firma con el dedo en el móvil, la tableta o el ordenador. El documento firmado vuelve a tu servidor.
Puedes enviar un documento a una persona o los de toda la plantilla de una vez, y quien está en la oficina puede firmar en persona en una tableta de la empresa. Lo explicamos en la firma desde el móvil.
La prueba
Qué hace que una firma electrónica valga como prueba
Si alguien impugna un documento firmado electrónicamente, hay que poder demostrar la firma (Ley de Enjuiciamiento Civil, art. 326). Para eso sirven las evidencias que se guardan al firmar:
- Huella digital del documento antes y después de firmar: cualquier cambio posterior se detecta.
- Fecha y hora de cada paso: envío, apertura y firma.
- IP y dispositivo desde los que se firmó.
- Cómo se identificó el firmante: su código de un solo uso por correo electrónico o por SMS.
Cada documento firmado lleva un sello de tiempo cualificado, emitido por un prestador que figura en la lista de confianza del Ministerio. Más detalles en la validez legal de la firma electrónica.
Preguntas frecuentes
Lo que siempre nos preguntan
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¿Qué es la firma electrónica?
Son los datos en formato electrónico unidos a un documento que utiliza el firmante para firmar (Reglamento eIDAS, art. 3.10). Sirven para demostrar quién firmó, qué firmó y cuándo.
¿Tiene validez legal la firma electrónica?
Sí. El Reglamento eIDAS no permite negarle efectos jurídicos ni valor como prueba por el mero hecho de ser electrónica (art. 25.1). Solo la que se basa en un certificado cualificado tiene por ley el mismo efecto que la firma manuscrita (art. 25.2).
¿Qué norma regula la firma electrónica en España?
El Reglamento europeo eIDAS (UE 910/2014) y la Ley 6/2020, de servicios electrónicos de confianza, en vigor desde el 13/11/2020, que derogó la Ley 59/2003.
¿Quien firma con InfoSign necesita algo especial?
No. Le basta un dispositivo con navegador y el código de un solo uso que recibe por correo electrónico (o por SMS, si la empresa lo activa).
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