Cuando alguien firma con el dedo en una pantalla, la firma en sí dice poco de quién es esa persona. Cualquiera que tenga el enlace delante podría hacer un trazo. La verificación por SMS añade un paso antes de firmar: la persona recibe en su móvil un código de un solo uso y tiene que introducirlo para continuar. Es sencillo, pero cambia mucho lo que puedes demostrar después. Aquí tienes cómo funciona, cuándo activarlo y qué cuidar.
Qué es un código OTP
OTP son las siglas en inglés de «contraseña de un solo uso». Es un código, normalmente de pocas cifras, que se genera para una operación concreta, se envía por SMS al teléfono del firmante y deja de valer en cuanto se usa. La lógica es la misma que la del código que te manda el banco para confirmar un pago: demuestra que quien está firmando tiene en la mano el móvil asociado a esa persona.
El flujo habitual es este:
- La persona abre el documento y lo lee.
- Al ir a firmar, se envía un SMS con el código a su número.
- Introduce el código en la pantalla.
- Si es correcto, puede firmar. Si no, no hay firma.
- El código verificado, con su fecha y hora, queda registrado junto al resto del proceso.
Qué aporta a la firma desde el punto de vista legal
El Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) pide a la firma electrónica avanzada, en su artículo 26, que permita identificar al firmante, que esté vinculada a él de manera única y que se cree con medios que el firmante puede utilizar bajo su control exclusivo. Un código enviado al móvil de la persona es una forma práctica de reforzar esos puntos: une la firma a algo que solo ella debería tener.
¿Por qué importa? Porque si un día alguien niega haber firmado, el artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil permite a quien presenta el documento probar su autenticidad con cualquier medio útil. Poder mostrar que el código se envió a un número concreto y se introdujo correctamente justo antes de la firma es un argumento mucho más sólido que un trazo en una pantalla.
Conviene no exagerar: el SMS refuerza la identificación, pero no convierte por sí solo una firma en cualificada. La firma cualificada exige además un certificado cualificado y un dispositivo cualificado de creación de firma.
Cuándo merece la pena activarlo
| Documento | ¿OTP por SMS? | Motivo |
|---|---|---|
| Contratos de trabajo, prórrogas, ERTEs | Recomendable | Obligaciones importantes y firmante a distancia |
| Contratos de venta y alquiler | Recomendable | Importes altos y partes que no se conocen en persona |
| Órdenes SEPA | Recomendable | Autorizan cargos en cuenta |
| Acuerdos de confidencialidad | Recomendable | Pueden discutirse mucho tiempo después |
| Presupuestos | Según importe | Para importes pequeños puede bastar sin código |
| Albaranes firmados en presencia del repartidor | Normalmente no | La persona está delante y se identifica en el acto |
La regla práctica: cuanto más grave sea lo que se firma y más lejos esté el firmante, más sentido tiene pedir el código.
Errores que le quitan valor
- Un número que no es del firmante. Si el SMS va al móvil de la empresa, de un compañero o de un familiar, la verificación no prueba nada. Usa el número que la propia persona te ha facilitado y que consta en su ficha.
- Números sin actualizar. Revisa los datos de contacto cuando la persona cambie de teléfono.
- Pedir el código por teléfono. Si el gestor llama y pide «dime el código que te ha llegado», la verificación pierde su sentido. El código lo introduce solo el firmante.
- No conservar el registro. El valor del OTP está en que quede constancia de su envío y verificación junto al documento firmado.
- Usarlo para todo sin pensar. Pedir código para documentos menores añade un paso que no aporta y puede molestar.
Qué hacer si el código no llega
Es la incidencia más habitual y casi siempre tiene una causa sencilla. Antes de buscar soluciones creativas, repasa esta lista:
- El número está mal escrito o le falta una cifra. Compruébalo con la persona por un canal distinto, sin pedirle el código.
- La persona ha cambiado de teléfono y en la ficha sigue el antiguo. Actualiza el dato y vuelve a enviar el documento.
- No hay cobertura en el sitio donde está (una nave, una finca, un sótano). Puede firmar más tarde, cuando la tenga.
- El móvil filtra mensajes de remitentes desconocidos. Pídele que revise esa carpeta.
Lo que no debes hacer es saltarte la verificación para ese documento «porque corre prisa» ni mandar el código a otro número. Si un documento merecía el código, sigue mereciéndolo aunque haya prisa.
Y los datos personales
El número de teléfono es un dato personal. Para enviar el código necesitas tenerlo, y lo lógico es usarlo solo para esa finalidad o para las que ya hayas informado. Si recoges el móvil precisamente para la firma, indícalo en la información de protección de datos que das a trabajadores o clientes. Es un detalle pequeño que evita dudas después.
Verificación OTP con InfoSign
InfoSign permite añadir una capa más de seguridad a la firma con un sistema OTP mediante envío de SMS: antes de firmar, la persona recibe un código de un solo uso que confirma que es quien dice ser. Lo activas cuando el documento lo merece y el resto del proceso no cambia: la persona firma desde cualquier dispositivo con navegador, sin instalar nada.
El documento de evidencias que acompaña a cada firma recoge la identificación del firmante y, si se activa, la verificación de su código OTP por SMS, junto con la huella digital del documento y la fecha y hora de cada paso. Lo tienes explicado en validez legal y en preguntas frecuentes.
Acuerdo de prueba