Firma del albarán de entrega en el móvil

El albarán firmado es la prueba de que la mercancía llegó. Cuando hay una discusión por bultos que faltan, material que llegó dañado o una entrega que el cliente dice no haber recibido, lo primero que se busca es ese papel. Y muchas veces el papel está arrugado en la cabina de una furgoneta, ilegible o, directamente, perdido. Firmar el albarán en el móvil o la tableta resuelve buena parte del problema. Esta guía explica cómo plantearlo.

Qué prueba un albarán firmado

El albarán de entrega documenta qué se entregó, a quién y cuándo. La firma del receptor convierte ese documento en una prueba de conformidad: el cliente reconoce que ha recibido lo que dice el albarán. Por eso es la base para facturar sin discusiones y para resolver reclamaciones.

Para que sirva de verdad, la firma tiene que poder relacionarse con:

• Un albarán concreto, con su número y sus líneas, no un papel en blanco.
• Una persona identificable: nombre y, si procede, DNI o cargo de quien recibe.
• Un momento: fecha y hora de la firma.
• Un contenido que no cambie después de firmar.

Problemas del albarán en papel

• Se pierde, se moja o se rompe antes de llegar a la oficina.
• La firma es un garabato sin nombre y nadie sabe quién recibió.
• Las anotaciones a mano («falta un palé», «caja golpeada») no se leen o no llegan a administración.
• La copia del cliente y la tuya no coinciden porque alguien escribió en una y no en la otra.
• Hasta que el conductor vuelve y alguien escanea, administración no puede facturar.

Cómo organizar la firma en el móvil

1. El albarán sale del programa de gestión con su número, cliente, dirección de entrega y líneas de mercancía.
2. Se envía a firmar al dispositivo de quien recibe o se abre en la tableta del repartidor para firmar en el momento.
3. El receptor revisa el albarán completo antes de firmar: líneas, cantidades y observaciones.
4. Firma con el dedo en la pantalla.
5. El albarán firmado vuelve a la empresa al instante, sin esperar a que el repartidor regrese.
6. Administración factura con el albarán firmado ya archivado.

Si quien recibe no está en el momento de la entrega (por ejemplo, el material se deja en una obra o un almacén sin personal), el albarán puede enviarse a la persona responsable para que firme la conformidad desde donde esté, y la empresa ve cuándo lo ha abierto y si ha firmado.

Dos situaciones que conviene tener resueltas antes de empezar. La primera, las incidencias: si falta un bulto o algo llega dañado, lo correcto es que quede anotado en el albarán antes de la firma, de modo que el cliente firme la recepción «con observaciones» y no una conformidad total. Acuerda con tus clientes cómo se hace y que el repartidor lo sepa. La segunda, la negativa a firmar: si el cliente no quiere firmar, el repartidor no debe insistir ni firmar por él; basta con dejar constancia de lo ocurrido y avisar a la oficina para que se gestione desde allí, por ejemplo enviando el albarán a la persona responsable del cliente para que lo revise y firme.

Lista de comprobación antes de implantarlo

Errores frecuentes

• Firmar en una pantalla sin documento. Un trazo en una app que no muestra el albarán no prueba conformidad con nada.
• No recoger el nombre de quien firma. Una firma sin identificar vale poco si el cliente dice que esa persona no era de su empresa.
• Dejar las incidencias para después. Si el cliente firma conforme y luego reclama, el albarán juega en tu favor; si había un daño real y no se anotó, la discusión se complica para todos.
• Modificar el albarán después de la firma. Si cambian cantidades, se hace un albarán nuevo o una rectificación firmada.
• Confiar en una foto del papel. Es mejor que nada, pero no tiene fecha, hora ni huella del documento.

Otras firmas relacionadas con el transporte

Además del albarán, en el transporte de mercancías se firman otros documentos, como la carta de porte. Si además tienes que emitir el documento de control del transporte, Infonet tiene una aplicación específica para eso: DeCA. Y si lo que necesitas es generar los albaranes y facturarlos, eso es cosa de tu programa de gestión; la firma electrónica se encarga de que vuelvan firmados.

Firmar albaranes y entregas con InfoSign

InfoSign permite firmar cualquier documento que salga de tu programa de gestión, desde cualquier dispositivo con navegador y sin instalar nada: el móvil del cliente, la tableta del repartidor o un ordenador. La firma puede ser manuscrita, con el dedo, y admite varios firmantes en el mismo documento. Puedes seguir el proceso en tiempo real y enviar recordatorios si alguien no ha firmado.

La empresa recibe el documento firmado en el acto, con su documento de evidencias (huella digital del documento y fecha y hora de envío, apertura y firma), y queda digitalizado al instante en tu servidor, listo para facturar. Ve cómo se conecta con tu programa en firma integrada con tu ERP o repasa todas las funcionalidades.