Hay comunicaciones que no basta con enviar: hay que poder demostrar que llegaron, cuándo y con qué contenido. Un preaviso, un requerimiento de pago, una carta a un trabajador, el aviso de fin de un contrato. Durante años la respuesta ha sido el burofax o la carta certificada con acuse de recibo. Hoy existe la notificación certificada electrónica, que llega al momento y deja su propia prueba. Esta entrada compara las dos vías y te ayuda a elegir en cada caso.
Qué demuestra un burofax y qué no
El burofax es un envío postal en el que el operador certifica el texto enviado y, si se contrata, la entrega. Sus puntos fuertes son conocidos: es un medio muy asentado y su prueba la emite un tercero. Sus puntos débiles también:
- Hay que preparar el texto, ir a una oficina o usar un servicio en línea, y pagar cada envío.
- Tarda: entre el envío, el reparto y los intentos de entrega pueden pasar días.
- Si el destinatario no está o no lo recoge, el envío puede volver sin entregar.
- La prueba llega después y en papel, y hay que archivarla junto al resto del expediente.
Qué es una notificación certificada electrónica
Es el envío de un documento por medios electrónicos con registro de cada paso: cuándo se envió, cuándo se abrió y, si se pide, cuándo el destinatario confirmó la recepción o firmó. El Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS) regula estos servicios con el nombre de «entrega electrónica certificada». Su artículo 43 establece que no se denegarán efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba a los datos enviados y recibidos por este medio por el mero hecho de ser electrónicos o de no cumplir los requisitos del servicio cualificado.
Igual que con la firma, existe un nivel cualificado (prestado por un prestador que figura en la lista de confianza) con presunciones legales reforzadas sobre la integridad, el remitente, el destinatario y la fecha y hora. El nivel no cualificado vale como prueba y se defiende con el registro de evidencias del proceso.
Comparativa rápida
| Aspecto | Burofax | Notificación certificada electrónica |
|---|---|---|
| Tiempo hasta que llega | Días | Al momento |
| Desplazamiento y papel | Sí | No |
| Coste por envío | Cada envío se paga aparte | Depende del servicio contratado |
| Prueba del contenido | Certificación del texto por el operador | Huella digital del documento enviado |
| Prueba de entrega | Acuse postal, si se contrata | Registro de apertura y acuse de recibo |
| Si el destinatario no responde | Aviso de llegada y devolución | Se ve que no se ha abierto y se puede recordar |
| Archivo | Papel que hay que guardar | Digital, junto al expediente |
Cuándo conviene cada vía
La notificación electrónica encaja muy bien cuando ya tienes una relación con el destinatario y un canal de contacto que él mismo te ha dado: tus trabajadores, tus clientes habituales, tus proveedores. Por ejemplo:
- Comunicaciones a la plantilla: cambios de turno, avisos de fin de contrato temporal, convocatorias o entrega de documentación.
- Avisos a clientes: vencimiento de un contrato, actualización de condiciones, recordatorio de un pago pendiente.
- Comunicaciones con proveedores: rescisión de un acuerdo, reclamación de una entrega.
El burofax sigue teniendo sentido cuando no tienes un canal electrónico fiable con el destinatario, cuando la relación ya está en conflicto y esperas que niegue haber recibido nada, o cuando un contrato o una norma exigen expresamente una forma concreta de notificación. Si tienes dudas sobre una comunicación con consecuencias importantes (un despido, una reclamación judicial), consulta antes con tu asesor qué medio es el adecuado.
Tampoco son vías excluyentes. Una opción es notificar primero por vía electrónica, porque es inmediato y en muchos casos basta, y reservar el burofax para cuando la notificación electrónica no se abre en un plazo razonable. Así se paga el burofax solo en los casos que de verdad lo necesitan.
Cómo preparar una notificación que sirva de prueba
- Revisa el contrato. Algunos contratos fijan cómo deben hacerse las notificaciones entre las partes. Si recogen el correo electrónico o el móvil como medio válido, mejor.
- Usa los datos de contacto que te dio el destinatario. Un teléfono o una dirección que él mismo facilitó es más difícil de discutir.
- Pon todo el contenido en el documento. Lo que no esté en el documento notificado no queda probado.
- Identifica bien el documento. Fecha, referencia, partes y objeto de la comunicación.
- Sigue el estado. Si no se abre en un plazo razonable, envía un recordatorio y, si sigue sin abrirse, valora otra vía.
- Guarda la prueba con el expediente. El acuse y el registro de evidencias tienen que poder localizarse años después.
Errores que restan valor a la notificación
- Enviar un mensaje con el texto en el cuerpo y un adjunto modificable, sin huella del contenido.
- Usar un correo o un móvil que no consta como del destinatario.
- No conservar el registro de envío y apertura, solo una captura de pantalla.
- Dar por hecho que «enviado» es «recibido»: lo que cuenta es la constancia de entrega o apertura.
Notificaciones certificadas con InfoSign
InfoSign no solo sirve para firmar: también envía notificaciones certificadas con validez jurídica y acuse de recibo, como si de un burofax se tratase, y te ahorra tiempo y dinero en correo postal certificado y burofax. Puedes enviar notificaciones a tus trabajadores o a tus clientes desde tu programa de gestión, seguir su estado en tiempo real y enviar recordatorios.
Cada notificación queda registrada en el documento de evidencias, igual que las firmas: huella digital del documento y fecha y hora de cada paso (envío, apertura y firma). Tienes todos los detalles en notificaciones certificadas y la base legal en validez legal.
Acuerdo de prueba