Cómo firmar contratos de trabajo a distancia

Contratar a alguien que está en otra provincia, a una cuadrilla que empieza mañana en un tajo lejos de la oficina o a una persona que no puede pasar a firmar antes de su primer día es algo normal en muchas empresas. El contrato tiene que estar firmado, y muchas veces tiene que estar por escrito. La buena noticia es que no hace falta que nadie se desplace: un contrato firmado electrónicamente es un contrato escrito. Esta guía repasa qué pide la ley y cómo organizar la firma a distancia sin dejar cabos sueltos.

Qué dice el Estatuto sobre la forma del contrato

El artículo 8 del Estatuto de los Trabajadores (Real Decreto Legislativo 2/2015) parte de una idea amplia: el contrato de trabajo puede celebrarse por escrito o de palabra. Pero el apartado 2 enumera los que deben constar por escrito, entre ellos:

• Los contratos formativos (prácticas, formación y aprendizaje).
• Los contratos a tiempo parcial, fijos-discontinuos y de relevo.
• Los contratos por tiempo determinado de duración superior a cuatro semanas.
• Los de las personas que trabajan a distancia, los de pescadores y los de quienes se contratan en España para trabajar en el extranjero para empresas españolas.
• Cualquier otro cuando lo exija una disposición legal.

Si un contrato que debía constar por escrito no lo está, la ley presume que es indefinido y a jornada completa, salvo prueba en contrario. Y cualquiera de las partes puede exigir que se formalice por escrito incluso con la relación laboral ya en marcha.

Además, el artículo 8.5 obliga a informar por escrito a la persona trabajadora sobre los elementos esenciales del contrato cuando la relación dure más de cuatro semanas y esos elementos no figuren en el contrato escrito.

Por qué la firma electrónica cumple el requisito de forma escrita

El Estatuto no exige papel. Exige que el contrato conste por escrito y quede firmado. El Reglamento (UE) 910/2014 (eIDAS), en su artículo 25.1, impide negar efectos jurídicos o valor como prueba a una firma por el mero hecho de ser electrónica. Y la Ley 6/2020, en su artículo 3, reconoce a los documentos electrónicos privados el valor que corresponda a su naturaleza. Un contrato de trabajo firmado en electrónico es, por tanto, un contrato escrito.

Lo que sí conviene cuidar es la prueba: si un día la persona dice que no firmó o que el contrato que firmó decía otra cosa, tendrás que demostrarlo. El artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil explica cómo se discute en juicio un documento electrónico, y por eso importa tanto el registro del proceso como la firma en sí.

Paso a paso para firmar un contrato a distancia

1. Prepara el contrato en tu programa de gestión con los datos de la persona, la modalidad y las cláusulas. Revisa que los datos de contacto y el teléfono sean correctos: los necesitas para hacerle llegar el documento y, si verificas por SMS, el código.
2. Envíalo a firmar. La persona lo recibe y lo abre en el móvil, la tableta o el ordenador.
3. Verifica la identidad antes de la firma, por ejemplo con un código de un solo uso por SMS al teléfono que te ha facilitado.
4. Firma de ambas partes. El contrato lleva la firma de la empresa y la de la persona trabajadora; si interviene alguien más (un representante, un tutor en un contrato formativo), puede firmar en el mismo documento.
5. Entrega de copia. La persona debe quedarse con su ejemplar firmado.
6. Comunicación a la oficina de empleo. El artículo 8.3 del Estatuto obliga a comunicar el contenido de los contratos y sus prórrogas a la oficina pública de empleo en los diez días siguientes a su concertación.
7. Copia básica. En los contratos que deben constar por escrito, el artículo 8.4 obliga a entregar a la representación legal de los trabajadores una copia básica en un plazo no superior a diez días desde la formalización (sin DNI, domicilio, estado civil ni otros datos que afecten a la intimidad).
8. Archivo. Guarda el contrato firmado con su registro de firma junto al expediente de la persona.

Lo que no debes saltarte

• Que la persona pueda leer el contrato completo antes de firmar. Firmar una página de resumen no es firmar el contrato.
• Que no se pueda modificar después. Si el documento se edita tras la firma, la prueba se debilita. Lo correcto es que cualquier cambio sea detectable.
• Que la fecha cuadre. Firmar el contrato después de que la persona haya empezado a trabajar crea un desfase que puede traer problemas. Envíalo con margen.
• Que el teléfono sea suyo. Si verificas por SMS, el número tiene que ser el de la persona trabajadora, no el de un familiar o el de un encargado.
• Prórrogas y modificaciones también por escrito. Una prórroga firmada evita discusiones sobre si el contrato terminó o siguió.

Ejemplo práctico

Pongamos una empresa con una campaña que arranca el lunes y 15 contrataciones temporales de más de cuatro semanas. Con papel, alguien tiene que imprimir los contratos, reunir a las personas, recoger firmas y escanear. Con firma a distancia, el departamento de personal envía los 15 contratos desde el programa de gestión, cada persona los firma desde su móvil y la empresa ve en tiempo real quién ha firmado, quién lo ha abierto y a quién hay que recordárselo. El lunes, quien no haya firmado está identificado antes de empezar.

La firma no sustituye a los demás trámites: el alta en la Seguridad Social y la comunicación del contrato siguen siendo necesarios y siguen sus propios cauces. Si además tienes que llevar el registro de jornada de esas personas, eso es otro tema; en Infonet lo resuelve Gesthoras.

Cómo lo hace InfoSign

InfoSign envía el contrato de trabajo desde tu programa de gestión y la persona lo firma con el dedo o el ratón desde cualquier dispositivo con navegador, sin instalar nada. Puedes añadir la verificación OTP por SMS, firmar varias personas en el mismo documento (empresa y trabajador, por ejemplo) y seguir el proceso en tiempo real con recordatorios si alguien se retrasa. Todo lo que recibe la persona lleva tu logotipo y tu imagen corporativa.

Al terminar, la empresa recibe el contrato firmado y su documento de evidencias, con la huella digital del documento y la fecha y hora de envío, apertura y firma, y el documento queda digitalizado al instante en tu servidor. Sirve igual para prórrogas, nóminas y ERTEs. Mira cómo encaja con tu programa en firma integrada con tu ERP y qué recoge la prueba en validez legal.